Tenuta, conservazione e rilascio dei referti clinici post chirurgia estetica 

Responsabile del sistema informativo

Il responsabile del sistema informativo è il dott. Mario Luigi Pallaoro il quale è tenuto a vigilare sul corretto adempimento del presente regolamento e delle normative emanate.

Articolo 1 – Oggetto:

Il presente Regolamento disciplina i casi e le modalità di tenuta, conservazione e rilascio dei referti clinici ed altra documentazione sanitaria, in conformità a quanto previsto dalle norme di settore e nel rispetto della normativa vigente in materia di segreto d’ufficio e professionale, nonché di tutela delle persone rispetto al trattamento dei dati personali (Legge 31.12.1996 n. 675 e successivo Decreto Legislativo n. 196 del 30/6/03) e di semplificazione amministrativa.

Articolo 2 – Referti clinici ed altra documentazione sanitaria – conservazione:

La documentazione sanitaria ambulatoriale e iconografica in genere, qualora non sia consegnata all’interessato, deve essere conservata per un periodo di almeno 10 anni.
Il materiale diagnostico di qualsiasi altra natura che sia stato sottoposto a trattamento conservativo (preparati istologici o citologici colorati o meno, inclusioni in paraffina, nonché tracciati, fotografie, filmati, etc.), qualora non sia stato consegnato all’interessato, deve essere conservato per il periodo di tempo stabilito da specifiche normative o in assenza delle stesse, per il tempo ritenuto necessario da parte del Direttore Sanitario.

Articolo 3 – Referti clinici ed altra documentazione sanitaria – consultazione:

La documentazione clinica relativa ai pazienti ambulatoriali possono essere consultate dal personale medico dell’Ambulatorio, qualificato quale soggetto “Incaricato” ai sensi dell’Art.30 del D.L.vo n. 196 del 30/6/03. e per finalità diagnostico-terapeutiche e medico-legali.
Nell’ipotesi di finalità di ricerca scientifica o di statistica sono consultabili dai medesimi soggetti sulla base di atto motivato che ne giustifichi le finalità e comunque, in entrambi i casi, con l’osservanza delle norme vigenti in materia di tutela della riservatezza dei soggetti interessati.

Articolo 4 – Modalità di rilascio di copie di referti clinici ed altra documentazione sanitaria:

La documentazione sanitaria è rilasciata, in copia, dal Direttore Sanitario nel termine massimo di 30 giorni dalla richiesta.
La sottoscrizione della richiesta di rilascio non è soggetta ad autenticazione ove sia sottoscritta dalsoggetto cui la documentazione si riferisce, purché maggiorenne o minore emancipato, alla presenza del dipendente addetto all’accettazione e previa esibizione di documento d’identità.
La stessa può essere presentata anche da un terzo, già firmata dall’intestatario della documentazione, a condizione che produca fotocopia, ancorché non autenticata, di un documento d’identità del sottoscrittore.
Può essere inoltrata anche per posta o a mezzo fax, purché risulti allegata la fotocopia di un documento d’identità del sottoscrittore. In tali casi la copia fotostatica del documento d’identità è inserita nel fascicolo d’ufficio.

Il rilascio di copia dei referti clinici e di altra documentazione sanitaria, da consegnarsi in busta chiusa e con modalità che garantiscano il rispetto delle disposizioni in materia di riservatezza previste dalla citata Legge 675/1996, e successivo D.lgvo n.196/2003, può essere effettuato:

  • all’intestatario della documentazione, previa verifica dell’identità personale;
  • ad un terzo, previa identificazione personale, con delega firmata dal soggetto cui la documentazione si riferisce, a condizione che il soggetto terzo produca il foglio di ritiro ovvero, in mancanza, fotocopia di un documento d’identità del delegante.

Richiesta da parte di particolari soggetti non intestatari della documentazione e conseguente rilascio:

  • ordine o sequestro proveniente da parte dell’Autorità Giudiziaria, da rilasciarsi in copia autenticata. Nel caso che l’Autorità Giudiziaria dichiari necessaria l’acquisizione del documento originale, una copia autenticata del medesimo deve essere creata contestualmente alla consegna dell’originale e conservata agli atti dell’ufficio, unitamente all’ordine o al verbale di sequestro dell’Autorità Giudiziaria;
  • richiesta da parte del Consulente Tecnico d’Ufficio o del Perito d’Ufficio, dietro esibizione dell’atto di nomina;
  • richiesta da parte di persona esercente la potestà genitoriale, previa autocertificazione del relativo status;
  • richiesta da parte del tutore di persone interdette o di minori privi di genitori esercenti la potestà, previa autocertificazione del relativo status;
  • richiesta da parte del curatore nel caso di persona inabilitata e non capace di sottoscrivere, previa autocertificazione del relativo status;
  • richiesta da parte dell’erede o di ciascuno dei coeredi, previa autocertificazione del relativo status;
  • richiesta da parte del legale dell’avente diritto alla documentazione, che dichiari per iscritto di agire in nome e per conto dello stesso;
  • richiesta da parte dell’INAIL, ai sensi dell’Art. 94 D.P.R. 30.06.65, n. 1124;
  • richiesta da parte del medico curante o del medico di Medicina Generale dell’intestatario della documentazione, che si qualifichino come tali e quali soggetti “Titolari” ai sensi dell’Art. 1 della Legge 675/1996, con lo scopo di utilizzo a fini diagnostico-terapeutici;
  • richiesta da parte del Legale dell’Ambulatorio con riferimento a richieste risarcitorie.

Ogni altro caso non previsto dal presente Regolamento, sarà oggetto di decisione da parte del Direttore Sanitario.

Articolo 5 – Rilascio di documentazione iconografica in originale o materiale diagnostico unico:

Nel caso di pazienti trattati in regime ambulatoriale, il rilascio della documentazione iconografica e del materiale diagnostico di qualsiasi altra natura che sia stato sottoposto a trattamento conservativo, quali i preparati istologici o citologici, le inclusioni in paraffina, nonché, le fotografie, i filmati, etc., qualora siano consegnati all’interessato, dovrà essere accompagnato dall’indicazione “Materiale unico da conservare con cura e da presentare in occasione di successivi controlli”.

Articolo 6 Rilascio o presa visione di cartelle cliniche da parte di soggetti diversi dall’interessato.
D. l.vo n.196 del 30 giugno 2003, Art. 93

La richiesta di presa visione o di rilascio della documentazione da parte di soggetti diversi dall’interessato può essere accolta, in tutto o in parte, solo se la richiesta è giustificata dalla documentata necessità:

  • di far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, di rango pari a quello dell’interessato, ovvero consistente in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile;
  • di tutelare in conformità alla disciplina sull’accesso ai documenti amministrativi, una situazione giuridicamente rilevante di rango pari a quella dell’interessato, ovvero consistente in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile.

Articolo 7  Modifiche

Il presente regolamento è suscettibile di modifica e/o integrazione qualora dovessero intervenire nuove e diverse disposizioni normative a regolare la materia.

Articolo  8 Abrogazioni

A seguito dell’entrata in vigore del Codice in materia di protezione dei dati personali, di cui al D.L.vo n.196 del 30 giugno 2003, a decorrere dal 1° GENNAIO 2004 è abrogata la legge n.675 del 31/12/96 e s.m. ed i. e ogni altra normativa espressamente indicata dall.Art.183 del medesimo Codice.
Pertanto, quando Leggi, Regolamenti, ed altre disposizioni fanno riferimento a disposizioni comprese nella legge 675/96, ed in altre disposizioni abrogate dal suddetto D.L.vo